Kreditorenerfassung

Übernahme Kreditoren Deutschland und Schweiz für einen Industriekonzern

Kreditorenrechnungen scannen, verarbeiten und verwalten hiess die Aufgabe. 2 Teams bearbeiten die Rechnungen und sie konnten die Effizienz auch durch eine Optimierung des Scanning Prozesses deutlich steigern. Zusätzlich konnten wir von 10% Email Rechnungen auf 85% Rechnungen per Email erhöhen.

Zu Beginn hatte das Unternehmen einen sehr händischen Prozess. Die Rechnungen wurde auf SAP zwar vorerfasst, gingen aber danach manuell zum Visum durch den ganzen Betrieb. Im Auftrag des Kunden automatisierten wir den Prozess und wir konnten zu einer massiven Steigerung der Effizienz beitragen.

Zuerst wurden die Rechnungen noch am Unternehmensstandort gescannt und danach in den Workflow gesendet. Wir animierten die Lieferanten dazu, die Rechnungen per Email zu senden. Dies einerseits mit Mails und Briefen mit einer genauen Anleitung, wie auch per Telefon. Dabei schreckten wir nicht davor zurück, mehrfach nachzuhaken, damit wir die Rechnungen per Mail bekamen.

Ein Speditionslieferant konnte die Rechnungen ausschliesslich auf einem FTP Server bereitstellen. Dort bauten wir einen kleinen Robot, der diese Rechnungen jeweils morgens abholt und diese auch tagesaktuell ins System einspielt.

Gemeinsam mit unseren Teams erhöhten wir durch gezielte Learnings der Systeme eine automatische Ausleserate der Rechnungen von 80% der Kreditorenrechnungen. Zudem konnten wir mittels Contract Matching (wiederkehrende Rechnungen und Limit Setzungen) die händischen Arbeiten reduzieren. Wir nutzen dabei das Tool Basware, implementiert von der Firma Arcplace.

Wir sind Backoffice Spezialisten und es ist genau unser Ziel, nicht nur die Aufgaben der Kunden zu erledigen, sondern auch die Prozesse laufend zu optimieren und somit auch effizienter und günstiger zu gestalten.